Организиране и планиране на събития

Организирането на всякакъв вид събития изисква усърдна работа. Tя трябва да бъде свършена по най-ефективния и качествен начин, за да е сигурно, че крайният резултат ще е това, което е очаквал клиентът и той ще бъде доволен. Зад едно добре организирано събитие най-често стоят хора, които са специалисти в бранша, имат сериозен опит и са доказали във времето, че може да им се има доверие, за да бъде свършена професионално работата от този тип.

Ние в Smile Agency, след години опит, умело успяваме да съчетаем основните принципи, които са необходими за осъществяването на едно успешно мероприятие.

Към тези правила спадат: изготвяне на бюджет, съвместна работа с доверени партньори, изработване на подходяща логична мрежа от действия, детайлно изработен чек-лист, времеви график за всяка дейност, експертен екип, който да модерира събитието, отличаваща се концепция и визия за темата на събитието и други.

Ако искате да организирате събитие, което да бъде специализирано, можем да предложим: подходящи водещи лица, техническо оборудване, озвучаване, предложения за място на провеждане на мероприятието, изработка на специализиран профил или страница на събитието в социалните мрежи, музикална програма, кетъринг, брандиране на всякакви материали, диджей, подаръци с бранд за гостите, украса и анранжировка, рекламни материали, фотограф, хостеси и още голям набор от услуги, които ще са нужни за безпроблемното протичане на вашето мероприятие.

Основните задачи на всеки организатор са:

• Поставяне на основни цели

Когато планираме и организираме мероприятие, едно от най-важните неща е да следваме ясна и конкретна цел. Всяко събитие, независимо на каква тематика е, изисква първоначално да бъдат определени точнен тайминг за изпълнение на поставените задачи. Доброто управление на времето изисква поставянето на ясни срокове за намиране на подизпълнители, наем на зала, място за провеждането му, поставяне на конкретна дата и други.

• Подходящо място за провеждане на събитието

Изборът на помещение не трябва да се подценява, като е хубаво да бъдат съобразени няколко неща от съществено значение – големина на помещението да е подходяща за броя на гостите, удобна локация, приятна обстановка, наличие на достатъчно парко места и много други.

• Доставчици на услуги

Независимо за какъв вид мероприятие става въпрос е задължително един организатор да съобрази, че по време на процеса ще се наложи да работи с редица доставчици. Дейностите и услугите, които ще са нужни са осветление, озвучаване, водещи, музикални изпълнители, диджей и абсолютно всичко свързано с организацията. С всеки доставчик трябва да се направи индивидуална среща, в която да се уточнят подробностите и да се поставят конкретни цели. След това следва да бъде проследено дали всички доставчици ще изпълнят ефективно задачите си, което включва спазване на заложените срокове и съобразяване с подадения им бюджет. Това е от голямо значение за крайния резултат.

• Финанси

Организирането на събитие с неограничен бюджет предоставя множество възможности, но когато имаме определена сума, в която трябва да се вместим е нужно да се съобразим и да проучим  обстойно пазара, за да намерим най-добрите и рентабилни услуги, с които ще можем да се впишем в подадения от клиента бюджет .

• Маркетинг и комуникация

Чрез каналите за комуникацията, предоставяме възможност на организаторите на събитието да осъществят директен контакт с клиентите или гостите си. Днешните канали включват директна поща, социални мрежи и дигитален маркетинг.

• Рисковете, които трябва да може да поеме един организатор

Има много рискове, които ще се наложат да бъдат поети, когато се планира, организира и управлява събитие. Трябва да сме подготвени, че може да възникне неразбиране в някой от елементите покрай организирането и трябва да знаем как да се справим с него и да успеем да го отработим по възможно най-подходящия начин, дори и това да значи, че ще поемем различни рискове.

Ние от Smile Agency организираме събития в цялата страна и чужбина, без значение от техния характер. Може да са корпоративни, фирмени, коледни и други. На нашите партньори предлагаме широка гама от възможности, относно вида събитие – конференции, семинари, конгреси, официални церемонии, пресконференции, кампании и други.

Mоже да разгледате и снимки от последните събития, които организирахме през месец септември на нашите дългогодишни клиенти от Сити Кеш и Flex Credit Румъния.

Ако и вие имате нужда от съдействие за незабравимо преживяване и организиране на мечтаното събитие, свържете се с нас!